Quelles sont les obligations légales d’un tampon encreur signature ?

Le tampon encreur signature est un élément utilisé au quotidien par les entreprises pour la diffusion de documents divers auprès des fournisseurs, partenaires, etc. Cacheter un document administratif est devenu chose courante, et cela date depuis plus longtemps qu’on ne le croit ! En effet, l’ancêtre du tampon encreur est le sceau, qui permettait à la fois d’identifier et de sécuriser des documents grâce à un cachet sculpté (dans du bois, de la pierre, du métal ou même de l’os !) et ensuite apposé sur de la cire chauffée. Une fois la cure refroidie, le document était alors scellé. Le tampon encreur a été créé en 1839 (mettant ainsi fin à l’utilisation du traditionnel sceau en cire) grâce à l’invention du caoutchouc spécial tampon.

Aujourd’hui, il existe plusieurs formes et plusieurs utilisations du tampon encreur, et dans le cadre d’une entreprise, certaines obligations légales doivent y figurer. À quoi sert réellement un tampon signature et que doit-il obligatoirement mentionner ? Voici quelques éléments de réponse.

À quoi sert un tampon signature ?

Le tampon signature est formé de 3 éléments :
Une monture (qui est la partie tenue par l’utilisateur), autrefois en bois, mais de plus en plus fait en plastique
Le timbre, qui se trouve au bout de la monture et qui consiste en une pièce de caoutchouc ou de polymère moulée ou gravée avec les inscriptions
L’encreur : il s’agit d’un petit coussinet imbibé d’encre, permettant au timbre de prélever l’encre. En fonction des activités et des habitudes d’une entreprise, l’encre peut être noire, bleue ou rouge.
Dans un souci écologique, une entreprise peut opter pour un modèle fabriqué avec des matières recyclées et de l’encre non chimique. Le tampon encreur est personnalisable, et peut d’ailleurs être utilisé aussi bien par une personne physique que morale. Il s’agit d’un sceau unique, réservé à une entité (entreprise, administration…) qui doit normalement être réalisé dès la création de l’entreprise. Toutefois, bien que le tampon signature soit apposé sur la plupart des documents officiels, il faut savoir qu’il n’est pas du tout encadré par une législation particulière, il est donc en réalité non obligatoire et n’a pas de valeur juridique s’il n’est pas accompagné d’une signature (qui est le seul élément permettant de rendre un document valable juridiquement).

Les avantages de l’utilisation d’un tampon encreur

Les entreprises trouvent cependant une certaine utilité au tampon signature, car cela présente quelques avantages :
Le côté pratique : lorsqu’une entreprise doit émettre un nombre important de factures et de devis, certaines informations indispensables doivent figurer sur ces documents. S’il fallait le faire manuellement pour chaque document, cela représenterait une perte de temps notable ! Grâce au tampon encreur, les informations essentielles sont regroupées, et il suffit juste d’apposer le cachet rapidement et simplement.
Une plus grande crédibilité : certes le tampon signature n’a aucune valeur juridique en soit, pourtant il reste un signe de confiance et de crédibilité pour une entreprise. Une facture cachetée a bien plus d’allure professionnelle qu’une facture comportant des informations manuscrites !
Une information transmise plus rapidement ainsi qu’une identification facilitée. En effet, un cachet est entièrement personnalisé et spécifique à une entreprise, et permet de faire un rappel synthétique des différentes informations qui pourraient figurer sur une entête par exemple.
Un fonctionnement simplifié pour un usage interne, notamment dans les grandes structures comptant plusieurs départements. Le cachet peut être très pratique pour renseigner sur l’expéditeur d’une note interne, par exemple le service comptabilité peut posséder son propre cachet (mentionnant les coordonnées).

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Vous avez créé votre entreprise, et vous devez maintenant réaliser votre tampon signature, mais vous ne savez pas quelles sont les obligations légales ? Pour concevoir un tampon encreur, il est recommandé de faire figurer certaines mentions :
Le nom de l’entreprise
La forme juridique
L’adresse complète
Le numéro d’identification (SIRET, RC, SIREN…)
Les coordonnées : téléphone/fax principalement
Il existe des fournisseurs spécialisés dans la fabrication des tampons signature, et vous pouvez choisir plusieurs modèles selon vos besoins : nombre de lignes, couleur de l’encre, petit couvercle pour refermer le timbre… Pour une utilisation assez intensive, il est préférable d’opter pour un modèle robuste, facile à prendre en main avec une monture ergonomique.

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