eleanor Excel peut suffire pour un inventaire de fin d’année si le stock est regroupé dans un seul lieu, qu’une personne centralise les saisies et que les mouvements peuvent être suivis pendant le comptage. Un logiciel de stock devient intéressant lorsque plusieurs équipes comptent en parallèle, que les références circulent entre dépôts ou que les écarts sont difficiles à expliquer.
Préparer le comptage par zone
- Nettoyez la liste des références. Uniformisez les codes et les unités. Un carton de 12 pièces doit être compté dans la même unité que le stock théorique.
- Découpez le stock en zones. Attribuez les rayons et séparez les retours, les produits abîmés et les marchandises en attente de réception.
- Choisissez une heure de référence. Faites une copie du stock théorique à cette heure. Si les réceptions et les expéditions continuent, consignez leurs mouvements à part pour rapprocher les quantités au même instant.
- Comptez sans afficher la quantité théorique. Faites recompter les écarts importants par une autre personne avant de corriger le stock.
Une grille d’inventaire à recopier dans Excel
| Référence | Zone | Unité | Stock théorique | Compté | Écart | Contrôle |
|---|---|---|---|---|---|---|
| EMB-014 | A2 | Pièce | 120 | 108 | −12 | Vérifier le dernier bon de sortie |
| EMB-021 | A3 | Pièce | 48 | 48 | 0 | Validé |
Si le stock théorique est en colonne D et le comptage en colonne E, saisissez =E2-D2 en F2. Ajoutez une colonne pour le nom de la personne qui valide l’ajustement. Gardez une copie du fichier avant et après correction pour retrouver l’origine des écarts.
Quand passer à un logiciel de stock ?
- Plusieurs dépôts. Vérifiez que l’outil distingue les articles par emplacement et garde la trace des transferts.
- Comptage simultané. Testez la saisie sur deux appareils et la gestion des doublons. Si le Wi-Fi est irrégulier dans le dépôt, vérifiez le fonctionnement hors connexion.
- Lots ou numéros de série. Testez le scan d’un article présent dans deux lots, puis vérifiez la précision de l’export.
- Intégration. Importez quelques références réelles, simulez une réception et une sortie pendant le comptage, puis contrôlez le rapprochement et l’export des écarts.
Comparez le coût de l’abonnement, du paramétrage, du matériel et de la formation avec le temps passé à recompter ou à corriger les fichiers. Commencez par un essai sur une zone et chronométrez le processus complet. Ce test donne une base pour décider si l’outil mérite d’être déployé dans le reste de l’entreprise.
